Auditoinnin vaiheet

1. Ilmoittautuminen auditointiin

 

Korkeakoulu ja Korkeakoulujen arviointineuvosto sopivat ilmoittautumisen yhteydessä auditoinnin alustavasta aikataulusta.

 

2. Sopimusneuvottelu

 

Korkeakoulujen arviointineuvosto tekee korkeakoulun kanssa auditointia koskevan sopimuksen. Sopimukseen kirjataan auditoinnin kohteet, toteutustapa ja aikataulu, auditointiryhmän kotimaisuus tai kansainvälisyys ja auditoinnissa käytettävä kieli (suomi, ruotsi tai englanti), auditointivierailun kesto, auditoinnin hinta ja sitoutuminen mahdolliseen uusinta-auditointiin.

 

3. Auditointiryhmän nimeäminen

 

Korkeakoululla on mahdollisuus valita auditoinnin toteuttajaksi kansallinen tai kansainvälinen auditointiryhmä. Korkeakoulujen arviointineuvosto nimeää auditointiryhmän ja sille puheenjohtajan. Auditointiryhmään nimetään pääsääntöisesti 5–7 jäsentä.

 

4. Auditointiaineiston kokoaminen ja itsearviointiraportin laatiminen

 

Korkeakoulu kokoaa laatujärjestelmästään aineiston. Aineisto koostuu perusaineistosta ja korkeakoulun laatimasta itsearviointiraportista. Aineisto toimitetaan Korkeakoulujen arviointineuvostoon viimeistään kaksitoista viikkoa ennen auditointivierailua.

 

5. Auditointiryhmän perehdyttäminen

 

Auditoijana toimiminen edellyttää Korkeakoulujen arviointineuvoston perehdytyskoulutukseen osallistumista. Auditoijat perehtyvät koulutuksessa mm. Korkeakoulujen arviointineuvoston toimintaan, auditoinnin tavoitteisiin ja menetelmään sekä auditointiryhmän tehtäviin ja toimintaperiaatteisiin. Kansainvälisiä arvioitsijoita perehdytetään lisäksi suomalaiseen korkeakoululaitokseen. Koulutus on kestoltaan yksi työpäivä. Suunnittelija järjestää auditointiryhmän puheenjohtajalle tarvittaessa henkilökohtaista perehdytystä puheenjohtajan tehtävään liittyen.

 

6. Tiedotus- ja keskustelutilaisuus

 

Noin neljä viikkoa ennen auditointivierailua auditointiryhmän puheenjohtaja ja Korkeakoulujen arviointineuvoston suunnittelija vierailevat korkeakoulussa. Vierailun tarkoituksena on järjestää korkeakoulun henkilöstölle ja opiskelijoille avoin tilaisuus, jossa on mahdollisuus keskustella auditoinnin tavoitteista ja toteutuksesta.

 

7. Auditointivierailu

 

Auditointiryhmä tekee korkeakouluun vierailun, joka kestää 3–5 päivää riippuen korkeakoulun koosta ja auditointitehtävästä. Vierailun tavoitteena on todentaa ja täydentää auditointiaineiston perusteella tehtyjä havaintoja korkeakoulun laatujärjestelmästä. Siitä pyritään muodostamaan vuorovaikutteinen tapahtuma, joka tukee korkeakoulun toiminnan kehittämistä.

 

8. Auditointiryhmän esitys auditoinnin tuloksesta

 

Auditointiryhmä tekee auditointiraportissa esityksen siitä, tulisiko korkeakoulun läpäistä auditointi vai tulisiko siltä edellyttää uusinta-auditointia.

 

9. Korkeakoulujen arviointineuvoston päätös tuloksesta

 

Korkeakoulujen arviointineuvosto tekee ryhmän esityksen ja raportin perusteella päätöksen auditoinnin tuloksesta. Mikäli korkeakoulu läpäisee auditoinnin, se saa laatuleiman ja se lisätään Korkeakoulujen arviointineuvoston verkkosivuilla ylläpidettävään auditoitujen korkeakoulujen rekisteriin. Laatuleima on voimassa kuusi vuotta.

 

Mikäli korkeakoulu ei läpäise auditointia, se ei saa laatuleimaa ja siltä edellytetään uusinta-auditointia. Uusinta-auditointi toteutetaan noin 2–3 vuoden kuluttua.

 

10. Raportin julkaiseminen

 

Auditointiryhmän laatima raportti julkaistaan Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisusarjassa sekä paperiversiona että sähköisessä muodossa. Kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti raportissa nostetaan esiin korkeakoulun laatujärjestelmän vahvuuksia ja hyviä käytänteitä sekä osoitetaan korkeakoululle kehittämissuosituksia. Raportin laajuus on noin 50 sivua.

 

11. Päätösseminaari

 

Korkeakoulujen arviointineuvosto järjestää yhdessä korkeakoulun kanssa päätösseminaarin yleensä kuukauden sisällä auditointipäätöksestä. Seminaarissa korkeakoulun henkilökunnalla ja opiskelijoilla on mahdollisuus käydä avoin keskustelu auditoinnin tuloksista ja johtopäätöksistä arviointineuvoston ja auditointiryhmän edustajien kanssa.

 

12. Palautteen antaminen Korkeakoulujen arviointineuvostolle

 

Korkeakoulujen arviointineuvosto kerää kaikilta auditointeihin osallistuneilta korkeakouluilta ja auditoijilta palautetta toimintansa kehittämisen tueksi.

 

13. Laatujärjestelmän kehittämistyön seuranta

 

Korkeakoulu osallistuu noin kolme vuotta auditoinnin jälkeen Korkeakoulujen arviointineuvoston järjestämään kansalliseen seminaariin. Tilaisuuden keskeisenä tavoitteena on antaa palautetta auditoinnin jälkeisestä kehittämistyöstä sekä tarjota koko korkeakoulukentälle mahdollisuus keskustella laatujärjestelmien kehittämistyöstä ja jakaa laatutyöhön liittyviä kokemuksia ja hyviä käytänteitä. Korkeakoulu laatii seminaaria varten lyhyen raportin auditoinnin jälkeisestä kehittämistyöstään.